Was für eine Reise. Vom leeren Grundriss zu 450 Mitarbeitern in neuen Räumlichkeiten - in nur acht Wochen. Eine persönliche Geschichte über die Zusammenarbeit mit Marina De Ridder von Dematic.
Dematic zieht von Zwijndrecht nach Antwerpen um. Neben ihrer täglichen Arbeit als Assistentin der Geschäftsleitung war Marina auch Mitglied des Umzugsteams. Das vierköpfige Team musste dafür sorgen, dass alle Kolleginnen und Kollegen am Freitag, den 6. August 2021, die Türen in Zwijndrecht schließen konnten, um nach dem Wochenende in einem größeren Bürogebäude in Antwerpen Linkeroever unbeschwert weiterzuarbeiten.
Unsere Herausforderung bestand darin, 450 Menschen in acht Wochen in einem völlig leeren Gebäude zusammenarbeiten zu lassen.
Die Geschichte ist nach dem Umzug jedoch nicht zu Ende. Wie kann Marina mit den sich ändernden Wünschen und Bedürfnissen ihrer Kolleginnen und Kollegen Schritt halten? Ihr vertrautes Arbeitsumfeld weicht neuen Räumlichkeiten mit einer sehr offenen Struktur. Die Praxis wird zeigen, ob das ausgewählte Mobiliar noch einer Anpassung bedarf.
Über Dematic
Dematic ist ein innovatives Unternehmen im Bereich der Intralogistik, das intelligente, automatisierte Lösungen für Produktions-, Lager- und Vertriebsumgebungen entwickelt, herstellt und unterstützt. Mit technischen Zentren, Produktionsstätten und Servicezen-tren in mehr als 25 Ländern hat das Netzwerk von Dematic mit 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dazu beigetragen, mehr als 6.000 Kundeninstallationen für führende multinationale Unternehmen zu realisieren. Dematic ist Mitglied der KION Group, einem der weltweit führenden Anbieter von Flurförderzeugen und Supply-Chain-Lösungen.
Eine vorübergehende und eine dauerhafte Lösung
Dematic lässt ein neues Büro errichten. Der Bau des Gebäudes dauert jedoch länger als die Vermietung der derzeitigen Räumlichkeiten. Eine Verlängerung ist keine Option, also zieht der Systemintegrator in einen vorübergehenden Standort um, an dem er in den kommenden Jahren weiterhin zweistellige Wachstumsraten erzielen kann.
Neben der Herausforderung, innerhalb der begrenzten Zeit ein komplettes Gebäude von Grund auf neu einzurichten, besteht das Hauptziel darin, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei den vielen Logistikprojekten für Kunden in ganz Europa besser zusammenarbeiten zu lassen. Angesichts des schnell wachsenden E-Commerce-Bereichs und der erforderlichen Automatisierung von Lagerhäusern und Vertriebszentren arbeitet man immer häufiger und intensiver mit Kolleginnen und Kollegen auf der ganzen Welt zusammen. Außerdem arbeiten die meisten Menschen im Durchschnitt drei Tage pro Woche im Büro und zwei Tage von zu Hause oder bei Kunden. Die Einrichtung der neuen Räumlichkeiten sollte sich dem problemlos anpassen können.
Dieser Umzug stellt die erste Phase im strategischen Plan dar. Die Fertigstellung des hochmodernen Neubaus wird für das Jahr 2024 erwartet. Nur wenige Meter entfernt befinden sich die Büros, die neue Fabrik, das Lager und ein Forschungs- und Entwicklungszentrum unter einem Dach.
Marinas Herausforderung
Die Genehmigung für den Umzug in die vorübergehenden Räumlichkeiten wurde aus verschiedenen Gründen immer wieder verschoben. Am Ende blieben nur acht Wochen, um ein leeres Gebäude für 450 Kolleginnen und Kollegen komplett einzurichten. Zu dieser Zeit hatte das Umzugsteam, dem auch Marina angehört, keinen Lieferanten, der ihnen so schnell und in diesem Maßstab helfen konnte - mit Möbeln, die sich nahtlos in die Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens sowie in die Marke Dematic einfügen.
Wir hatten keine andere Wahl, es musste innerhalb dieses Zeitraums einfach klappen.
Über Veamo, den Verwalter der vorübergehenden Räumlichkeiten, fand Dematic zu Alvero. Reinier Nederhoed und Sandra Verheijen wurden sofort eingeladen.
Von einer vielschichtigen Herausforderung zu einer hybriden und personalisierten Lösung
Die Zusammenarbeit beginnt mit einem gemeinsamen Treffen von Marina, Reinier und Sandra am neuen Standort in Antwerpen. In einem völlig leeren Gebäude mit Platz für 450 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Zu diesem Zeitpunkt muss wirklich alles noch eingerichtet werden. Zunächst besprechen wir die Wünsche, Mengen und Anforderungen und berücksichtigen dabei alle Corona-Maßnahmen. Anschließend machen wir uns durch eine gründliche Erkundung mit dem Gebäude vertraut.
Das Gebäude ist sehr offen, hat viel Licht und besteht hauptsächlich aus Beton, Glas und Holz. Um an diesem Ort gut (zusammen-)arbeiten zu können, werden spezielle Möbel benötigt, passend zur neuen (digitalen) Arbeitsweise. Die vielen Dutzend Meter an Lagerschränken, die normalerweise eine natürliche Trennwand bilden, werden auf einige wenige pro Etage reduziert.
Zurück im Büro machen wir uns an die Arbeit, um die bestmögliche Büroeinrichtung auszuarbeiten. Da die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Dematic hauptsächlich ins Büro kommen, um dort zusammenzuarbeiten, ist es wichtig, die Teams nahe beieinander unterzubringen.
Anschließend werden die ersten 3D-Zeichnungen mit Marina und dem Umzugsteam geteilt. Wir erörtern ver-schiedene Optionen und Möglichkeiten und wählen die Lösung, die auf dem Papier am besten funktioniert.
Bei Dematic eingesetzte Produkte
Sobald alle Möbel vor Ort sind, beginnt die eigentliche Optimierung der ersten Lieferung. Zu diesem Zweck arbeiten John Lazeroms und sein Team eine Zeit lang in Vollzeit am Dematic-Projekt. In dieser kurzen Zeit fahren Lkw mit Möbeln ständig hin und her und es werden verschiedene Räume eingerichtet. In der Praxis stellt sich manches anders dar, als vorher gedacht und geplant. Marina: „Für John war das absolut kein Problem, und die Anordnungen konnten bei Bedarf mühelos umgestellt und geändert werden. Alternativ lieferte er am folgenden Tag Möbel, die besser passten. Nichts war zu viel verlangt. Es gibt für alles eine passende Lösung und alles wird gut werden, meinte er. Und so war es auch!“
Der Kontakt bleibt bestehen, auch nach der Fertigstellung des Projekts im August 2021
Kaum haben Marina und ihre Kolleginnen und Kollegen ihre Arbeit in dem schönen Gebäude aufgenommen, stehen sie vor neuen Herausforderungen. Der offene Charakter und die verwendeten Materialien erfordern an manchen Stellen eine andere Gestaltung. Marina bespricht diese Themen mit Alvero, damit wir sofort eine oder mehrere Lösungen erarbeiten können. In einigen Fällen wird die gewählte Lösung zuerst getestet. Sollten dennoch Anpassungen erforderlich sein, ist das kein Problem. So kann Dematic stets optimal auf die Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am Arbeitsplatz reagieren.
Verbesserung der Akustik
Auch das Management arbeitete zunächst im offenen Raum - allerdings stellte sich bald heraus, dass die Art der täglichen Gespräche eine geschlossenere Lösung erforderte. Da Umbauarbeiten in gemieteten Räumlichkeiten keine Option sind, wurden schalldichte BOW-Boxen installiert. Diese sind an drei Seiten und der Oberseite verglast, wodurch der offene Charakter des Gebäudes erhalten bleibt. Außerdem wurden vor kurzem Wände zwischen den Schreibtischen installiert und an den Wänden der Zwischenetagen wurden große Paneele in der Farbe der gestrichenen Wände angebracht. Sie absorbieren eine Menge Schall und sind dabei kaum wahrnehmbar. Alle Akustikpaneele sind vollständig aus recyceltem Kunststoff hergestellt.
Schaffung einer idealen Meeting-Einrichtung
Der ursprünglich gewählte Tisch entspricht letztendlich doch nicht ganz den Bedürfnissen von Dematic - vor allem die Elektrifizierung ist eine Herausforderung. Als Lösung empfiehlt Alvero einen U-förmigen Besprechungstisch aus dem modularen Moduflex-System. Vor Ort wird der Tisch angepasst und mit einigen kleinen Ergänzungen im Raum wird eine Einrichtung geschaffen, die ganz auf die Bedürfnisse von Dematic zugeschnitten ist.
Credits
Dematic
Marina De Ridder
Alvero Niederlande
Reinier Nederhoed
Sandra Verheijen
John Lazaroms
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