Du versuchst, einen Vorschlag fertigzustellen. Drei Schreibtische weiter führt jemand ein Telefongespräch. Neben dir beginnt ein Online-Meeting, und an der Kaffeemaschine wird über das Wochenende gesprochen. Alles ganz normale Geräusche im Büro. Bis sie sich gegenseitig bei der Arbeit stören.
Vor allem verständliche Gespräche spielen eine große Rolle. Gleichzeitig ist ein mucksmäuschenstilles Büro auch nicht für jeden ideal. Manchmal braucht man Ruhe, um sich zu konzentrieren. Manchmal wirkt sich etwas Hintergrundgeräusch sogar positiv aus. Und manchmal gehört Trubel einfach zur Zusammenarbeit dazu.
Unser Insight-Paper zeigt, welche Bedeutung Geräusche für das Arbeitsumfeld haben. Und gibt praktische Tipps, wie man damit umgehen kann.
Leistung
Wie Geräusche uns bei unserer Arbeit stören und unterstützen können
Das Tippen auf der Tastatur, das Surren der Lüftung oder das Anlaufen eines Druckers. Wir hören den ganzen Tag über Geräusche. Dennoch verarbeitet unser Gehirn diese Geräusche nicht alle auf die gleiche Weise. Vor allem Sprache lässt sich nur schwer ausblenden. In Untersuchungen zu akustischen Störungen im Büro werden Telefongespräche am häufigsten als störend genannt: 54 % empfinden sie als störend. Es folgen Gespräche zwischen Kollegen mit 42 %. Bürogeräte, Tastaturen sowie Klima- und Lüftungsanlagen schneiden schlechter ab.
Nicht jedes Geräusch stört gleichermaßen
Dieser Unterschied ist wichtig. Wenn man ein Gespräch verstehen kann, verarbeitet das Gehirn automatisch Teile davon. Auch wenn das Gespräch nichts mit der eigenen Arbeit zu tun hat. Das beeinträchtigt unter anderem die Aufmerksamkeit und das Kurzzeitgedächtnis. Ein unerwartetes Geräusch, wie beispielsweise ein klingelndes Telefon, kann zudem automatisch die Aufmerksamkeit von der eigenen Aufgabe ablenken. Danach braucht es Zeit, diese Aufmerksamkeit wieder zurückzugewinnen.
Leiser ist nicht automatisch besser
Die logische Reaktion auf Lärmbelästigung lautet oft: Das Büro muss leiser werden. Untersuchungen zeigen, dass die Sache differenzierter ist. In einem Experiment blieb der negative Effekt verständlicher Sprache auf das verbale Kurzzeitgedächtnis bestehen, als der Geräuschpegel von 55 auf 35 dB(A) gesenkt wurde. Erst als die Sprache schwerer zu verstehen war, ließ der Effekt nach.
Der Lombard-Effekt
Hinzu kommt noch der Lombard-Effekt. In einer lauten Umgebung sprechen Menschen unbewusst lauter, um verständlich zu bleiben. Dadurch entsteht mehr Lärm, woraufhin andere wiederum lauter sprechen. Ein sich selbst verstärkender Kreislauf.
Manchmal kann zusätzliches Hintergrundgeräusch sogar hilfreich sein. Beim Sound Masking wird ein konstantes, inhaltsfreies Hintergrundgeräusch eingesetzt, um Gespräche weniger verständlich zu machen. Der Gesamtgeräuschpegel steigt dabei an, während Menschen weniger durch das, was andere sagen, abgelenkt werden können.
Ruhe, Rauschen, Trubel
Bei einer guten akustischen Arbeitsumgebung geht es also nicht einfach darum, so wenig Lärm wie möglich zu haben. Es kommt darauf an, dass der Lärm zu dem passt, was die Menschen an diesem Ort tun. Deshalb unterscheiden wir zwischen Ruhe, Geräusch und Trubel. Ruhe für Konzentration und anhaltende Aufmerksamkeit. Geräusch für die tägliche Arbeit, bei der etwas Hintergrundgeräusch völlig in Ordnung ist. Trubel für Telefonate, Besprechungen, Brainstorming und Begegnungen.
Was können Sie tun?
- Schaffen Sie Zonen für Ruhe, Geräusche und Trubel.
- Trennen Sie konzentriertes Arbeiten von Telefonaten und Besprechungen.
- Begrenzen Sie mit Trennwänden und Möbeln die Ausbreitung von Sprache.
- Richten Sie einen eigenen Ort für vertrauliche Gespräche ein.
Veränderung
Neue Aktivitäten und Technologien verändern die Akustik der Arbeitsumgebung
Die Arbeitsumgebung klingt bereits anders als noch vor einigen Jahren. Telefonate und Gespräche werden durch Videokonferenzen, Benachrichtigungen, Headsets und In-Ear-Kopfhörer ergänzt. Und mit Sprachtechnologie und KI könnte noch eine weitere Ebene hinzukommen.
Das Büro wird um neue Geräusche bereichert
Derzeit geben wir Fragen an KI meist noch ein. Aber was passiert, wenn das Sprechen mit digitalen Assistenten und KI-Agenten zur Normalität wird? Ob dies tatsächlich zu mehr akustischen Störungen führt, wissen wir noch nicht. Es ist jedoch etwas, worauf eine Arbeitsumgebung vorbereitet sein muss.
Online-Meetings stellen andere Anforderungen an Räume
Ein Besprechungsraum muss sowohl für die Menschen, die darin sitzen, als auch für diejenigen am anderen Ende der Leitung angenehm sein. Mikrofone und KI-Assistenten müssen verschiedene Sprecher unterscheiden können, um eine gute Transkription oder automatische Protokollierung zu gewährleisten. Hintergrundgeräusche und Hall erschweren dies. Die Technik kann einen Teil des Problems durch Rauschunterdrückung, Echounterdrückung und gerichtete Mikrofone lösen, doch eine schlechte akustische Grundausstattung bleibt ein Problem.
Audio-Probleme bei Videokonferenzen
- Hintergrundgeräusche
- Hall
- Schlecht verständliche Sprecher
Robert Nehring, OFFICE ROXX"„Von den Mitarbeitern wird erwartet, dass sie spezielle Telefon- und Besprechungskabinen für Telefonate und Teams-Meetings nutzen, um andere nicht zu stören. Davon gibt es jedoch meist zu wenige. Gleichzeitig sorgen Marathon-Videokonferenzen dafür, dass Mitarbeiter zu lange in sehr kleinen Räumen arbeiten. Beide Entwicklungen tragen dazu bei, dass die Menschen weniger telefonieren und häufiger von zu Hause aus arbeiten möchten.“"
Die Arbeit stellt höhere Anforderungen an unseren Verstand
Hinzu kommt, dass sich die Arbeit inhaltlich verändert. Technologie und KI übernehmen Routineaufgaben, wodurch die verbleibende Arbeit mehr analytische Fähigkeiten und kritisches Denkvermögen erfordern kann. In der Arbeitgeberumfrage „Arbeit 2024“ erwarten 44 % der Arbeitgeber, dass die Arbeit komplexer wird, und 33 %, dass die mentale Belastung zunimmt. Gerade dann wird ein Umfeld, in dem sich Menschen konzentrieren können, wichtiger.
Was können Sie tun?
- Überprüfen Sie regelmäßig, wo und wie die Mitarbeiter arbeiten.
- Sorgen Sie für ausreichend Plätze zum Telefonieren und für Online-Besprechungen.
- Machen Sie eine Telefonkabine nicht zum Arbeitsplatz für den ganzen Tag.
- Schaffen Sie geräumigere Bereiche für längere Online-Meetings.
Menschen
Die richtige akustische Umgebung fördert sowohl die Produktivität als auch das Wohlbefinden
Eine universelle Lösung gibt es nicht. Der eine Mitarbeiter braucht Ruhe, um eine komplexe Aufgabe zu erledigen. Ein anderer arbeitet hingegen lieber, wenn etwas Bewegung und Hintergrundgeräusche vorhanden sind. Und dieses Bedürfnis kann sich von Tag zu Tag oder sogar von Aufgabe zu Aufgabe ändern.
Französische Studien bringen Lärmbelästigung am Arbeitsplatz zudem mit Müdigkeit, Reizbarkeit, Stress und Konzentrationsproblemen in Verbindung. Gleichzeitig zeigen Untersuchungen unter berufstätigen Frauen mit ADHS, dass sowohl zu viele als auch zu wenige Sinnesreize eine Herausforderung darstellen können.
Person-Umwelt-Passung: der richtige Ort für die richtige Person und Tätigkeit
Der Arbeitsplatzforscher Jan Gerard Hoendervanger beschreibt dies anhand der Theorie der Person-Umwelt-Passung. Je besser die Umgebung zur Tätigkeit und zu den persönlichen Bedürfnissen eines Mitarbeiters passt, desto besser ist die empfundene Passung. Dabei spielt beispielsweise Privatsphäre eine Rolle. Bei komplexen Aufgaben in einem Großraumbüro kann es bei Menschen, die ein großes Bedürfnis nach Privatsphäre haben, schneller zu einer Diskrepanz kommen. Derselbe Arbeitsplatz kann daher für den einen Mitarbeiter hervorragend funktionieren, für den anderen hingegen nicht.
Die Lösung liegt vor allem in der Wahlmöglichkeit
Ein Mitarbeiter kann morgens Ruhe für eine Analyse suchen und nachmittags hingegen zusammenarbeiten wollen. Auch innerhalb von Mitarbeitergruppen, die auf dem Papier ähnliche Bedürfnisse zu haben scheinen, können die Unterschiede groß sein. Gestalten Sie daher nicht für einen imaginären Durchschnittsmitarbeiter, sondern geben Sie den Menschen die Kontrolle darüber, wo sie ihre Arbeit verrichten.
Was können Sie tun?
- Bieten Sie Wahlmöglichkeiten an, keine Standardlösung
- Erleichtern Sie den Wechsel zwischen den Zonen
- Fragen Sie, wie Kollegen die Umgebung erleben
- Denken Sie in den Kategorien Ruhe, Geräusche und Trubel
- Machen Sie Anpassungen möglich
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Zum Schluss
Wahlfreiheit klingt immer gut
Ein gutes Büro muss also nicht überall still sein. Die Herausforderung besteht darin, Ruhe, Hintergrundgeräusche und Lebendigkeit so in der Arbeitsumgebung zu verteilen, dass Mitarbeiter einen Ort wählen können, der zu ihrer Arbeit und ihren persönlichen Vorlieben passt. Bei guter Akustik geht es daher vor allem um den richtigen Klang am richtigen Ort.
Sie müssen nicht sofort umbauen
Schon die Aufteilung und Gestaltung eines Raums können einen Unterschied machen. Denken Sie an Akustikwände, Arbeitsnischen, Pflanzen, Vorhänge und Schränke. Mit flexiblen Möbeln können Sie dann testen, was funktioniert, und die Einrichtung anpassen, wenn sich Arbeit, Technologie oder Bedürfnisse ändern. Schließlich ist die Arbeitsumgebung nie fertig. Genau wie die Arbeit selbst verändert sie sich ständig. Die Kunst besteht darin, immer wieder hinzuschauen, zuzuhören und sich anzupassen.
Mit Mietmöbeln von Alvero passen Sie die Arbeitsumgebung an, wenn die Arbeit oder das Team dies erfordern. So oft wie nötig. So bleibt Ihr Büro stets auf dem neuesten Stand.
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